Bu Prosedür Erciyes Anadolu Holding A.Ş. çalışanlarının müşterilerine karşı üstlendikleri temsil ve iletişim standartları ile şirket içinde çalışma ilişkilerine dair belirlenen ilkelerin tanımlanması amacı ile hazırlanmıştır.
Etik: Meslek ahlâkı
Etik Kurul: Erciyes Anadolu Holding Yönetim Kurulu adına, tüm çalışanların görevlerini yerine getirirken uymaları gereken davranış ilkelerini belirlemek, güncel sorunlara ilişkin olarak mesleki, vicdani ve etik değerler hakkında görüşler üretmek ve etik kültürünün tüm çalışanlarımızca benimsenmesi için çalışmalar yapmak amacıyla kurulmuş bir kuruldur.
Erciyes Anadolu Holding ve bağlı şirketlerinde tam zamanlı, kısmi süreli, belirli veya belirsiz süreli çalışan tüm personel için geçerlidir. İşyeri Ahlakı, Davranış ve Çalışma Esasları Erciyes Anadolu Holding A.Ş. bünyesinde görev alan personelin sorumluluklarını yerine getirirken şirketle olan hak, yükümlülükleri ve çalışma koşullarına ilişkin genel prensipleri içeren dokümandır. Bu doküman, şirkete katılan yeni personele işe alım sürecinde bireysel hizmet akdi ile birlikte verilmektedir.
Her bir çalışanımız, Erciyes Anadolu Holding A.Ş.’nin iç yönetim çalışma hukukuna ve yasal kurallara uygun hareket etme yükümlülüğündedir. Bu kurallara uygun olmayan durumları izleme ve üst yönetime iletmede tüm yöneticiler sorumludur.
1.1. GENEL DÜZENLEMELER: Çalışanlarımız tarafından;
1.1.1. Görevler yerine getirilirken ahlaki davranışlara aykırı davranılmamalıdır.
1.1.2. Şirket yönetmelik ve talimatlarını bilmek ve doğru olarak uygulamakla sorumludurlar. Bu konulardaki değişiklikler tüm çalışanlar tarafından takip edilmelidir.
1.1.3. Şirketi hukuksal boyutta ilgilendiren konular derhal yönetime bildirilmelidir. Kişisel bir önlem alınmamalıdır.
1.1.4. Erciyes Anadolu Holding A.Ş. ve grup şirketlerinin saygınlığını zedeleyecek her türlü kişisel davranış ve tutumdan kaçınılmalıdır.
1.1.5. Disiplin Cezaları: Erciyes Anadolu Holding A.Ş. yasalardan doğan haklı ve geçerli fesih hakları saklı kalmak koşulu ile iş yerinin ve çalışanların iş düzenini ve çalışma huzurunu aksatacak, işyeri çalışma kurallarına, iş standartlarına uygun olmayan davranışlar sergilediği görüldüğünde aşağıdaki süreç izlenir.
1.1.5.1. Disiplin ile ilgili hususlar Etik Kurul Çalışma İlkelerinde kimlerden oluştuğu ve çalışma şekli belirtilen Etik Kurul tarafından ele alınır.
1.1.5.2. İlgili çalışanın bağlı olduğu yöneticisi çalışana yazılı olarak, görülen hatayı belirterek nedenini ve açıklamasını ister. Yönetici çalışanın açıklamasını bir işgünü içerisinde vermesi gerektiğini belirtmelidir. Bu yazının bir kopyası çalışana verilir, bir kopyası Etik Kurulu ve Bir kopyası da İnsan Kaynakları Bölümüne iletilir.
1.1.5.3. İlgili çalışan olay hakkındaki açıklamasını yazılı olarak yöneticisine verir.
1.1.5.4. Çalışandan alınan açıklama, bağlı olduğu yöneticisi ve Etik Kurulu tarafından değerlendirilir.
1.1.5.5. Değerlendirmede çalışanın hatalı olduğu sonucuna ulaşılması halinde uygulanacak yaptırıma karar verilir.
1.2. ETİK KURUL ÇALIŞMA İLKELERİ:
1.2.1. Etik Kurul, Erciyes Anadolu Holding Yönetim Kurulu adına, tüm çalışanların görevlerini yerine getirirken uymaları gereken davranış ilkelerini belirlemek, güncel sorunlara ilişkin olarak mesleki, vicdani ve etik değerler hakkında görüşler üretmek ve etik kültürünün tüm çalışanlarımızca benimsenmesi için çalışmalar yapmak amacıyla kurulmuştur.
1.2.2. Erciyes Anadolu Holding A.Ş. Yönetim Kurulu Başkanı’na bağlı olarak çalışan Etik Kurul, Başkan, Üyeler ve Raportör Üye den oluşur.
1.2.3. Etik Kurulun Görev Ve Sorumlulukları:
1.2.3.1. İlan edilmiş olan etik kuralların ihlal edildiğine dair şikâyet ve ihbarları soruşturmak.
1.2.3.2. Soruşturma sonuçlarını ilgili bölüm ve mercilere raporlamak.
1.2.3.3. Etik kuralların uygulamasına yönelik görüş ve önerilerde bulunmak.
1.2.3.4. Kendisine danışma amacıyla yapılan başvurulara cevap vermek.
1.2.3.5. Erciyes Anadolu Etik Kurallarının, yasal düzenlemeler ile yerel ya da ulusal düzeydeki güncel değişiklerle uyumlu olmasını sağlamak.
1.2.3.6. Tüm grup firmalarına Etik uygulamalar konusunda destek vermek.
1.2.4. Etik Kurulun Çalışma İlkeleri:
1.2.4.1. İhbar ve şikâyetçinin kimliğini gizli tutar.
1.2.4.2. Soruşturmayı mümkün olduğu kadar gizli kurallar içinde yürütür.
1.2.4.3. Soruşturma ile ilgili bilgi, belge ve delili doğrudan doğruya mevcut olan birimden talep yetkisine sahiptir. Elde ettiği her türlü bilgi ve belgeyi sadece soruşturma konusu ile sınırlı olarak inceleyebilir.
1.2.4.4. Soruşturma süreci baştan itibaren yazılı tutanağa bağlanır. Bilgi, delil ve belgeler tutanağa eklenir.
1.2.4.5. Kurul gündemine alınan bir konuda görüş birliği sağlanamadığında, farklı görüşler gerekçeleriyle birlikte kayıt altına alınır.
1.2.4.6. Tutanak başkan ve üyeler tarafından imzalanır.
1.2.4.7. Soruşturmalar ivedi yöntemle ele alınır ve sonuca mümkün olan en kısa sürede ulaşılır.
1.2.4.8. Kurul kararlarını oy çokluğu ile alır ve derhal uygulamaya konulur.
1.2.4.9. Kurulun Başkanı ve Üyeleri görevlerini yerine getirirken organizasyonun içindeki hiyerarşiden bağımsız olarak ve etkilenmeden hareket ederler. Kendilerine konu hakkında baskı ve telkin yapılamaz.
1.2.4.10. Kurul gerekli gördüğü takdirde uzman görüşüne başvurabilir ve soruşturma esnasında gizlilik prensiplerini ihlal etmeyecek tedbirleri alarak uzmanlardan faydalanabilir.
1.2.4.11. Kurulun çalışmasını kolaylaştırmak, ihbar ve şikâyetlerin kendisine doğrudan, gizliliği ihlal etmeyecek şekilde güvenli ve kısa yoldan ulaşmasını sağlamak üzere gerekli idari ve teknik destek CEO’nun bilgisi ve onayı dâhilinde Holding’in ilgili birimleri tarafından sağlanır.
1.2.5. Etik Kurulunun Toplanması Ve Gündem Belirlenmesi:
1.2.5.1. Etik Kurul, kendisine bir ihbar, şikâyet geldiğinde veya kendisinden görüş talep edildiğinde Kurul Başkanı’nın daveti üzerine toplanır. Kurul, çalışmalarını değerlendirmek veya konusuyla ilgili uygun gördüğü diğer değerlendirmeleri yapmak üzere de herhangi bir Kurul üyesinin önerisi ve Kurul Başkanı’nın daveti üzerine toplantı yapabilir.
1.2.5.2. Kurul, gerekli görülen konularda bilgi almak üzere uygun gördüğü kişileri toplantılara davet edebilir.
1.2.5.3. Toplantı gündemi Kurul Başkanı’nca tespit edilir. Kurul üyeleri gündeme gelmesini istedikleri konuları ve bunlarla ilgili bilgi ve belgeleri, toplantı tarihinden makul bir süre önce Kurul Başkanı’na ulaştırırlar. Gündem, toplantıdan makul bir süre öncesinde Kurul Üyeleri’ne bildirilir.
1.2.6. Etik Kurulu Gözden Geçirme Ve Genel Sorumlulukları:
1.2.6.1. Etik Kurul İlkelerinin uygulanmasından Kurul Başkanı sorumludur. Her yıl en az bir defa gözden geçirilir. Gerekli görüldüğü zamanlarda süreçte yapılan değişiklikler doğrultusunda yeniden düzenlenebilir. Güncelleme olması durumunda, tüm çalışanlara duyurulur.
1.2.6.2. Tüm bu çerçevede Erciyes Anadolu Holding Etik Kurulu;
1.2.6.2.1. Kurula iletilen aykırılık ve şüpheli durumları inceleyip düzeltici işlem kararı alır.
1.2.6.2.2. Sorunların ele alınışını, giderilmesini ve düzeltici işlemlerin zamanında ve etkili bir biçimde gerçekleşmesini gözetir.
1.2.6.2.3. Acil olmayan durumlarda yapılan toplantı ve/veya görüşmelerle gelişmeleri Yönetim Kurulu’na raporlar. Kararların oybirliği ile alınması için çaba gösterilir.
1.2.6.3. Çalışanlar;
1.2.6.3.1. Görevlerini yaparken etik kurallara uygun davranmakla,
1.2.6.3.2. Etik kurallara aykırılık olabileceğini hissettiğinde tavsiye istemekle,
1.2.6.3.3. Bilinen ya da şüpheli aykırılık konularını anında raporlamakla,
1.2.6.3.4. Etik Kurallara aykırı durumların inceleme ve soruşturmasında işbirliği yapmakla yükümlüdürler.
1.2.6.4. Yöneticiler;
1.2.6.4.1. Çalışanların etik konularda soru sormalarını ve endişelerini dile getirmelerini cesaretlendirecek ve etik davranışları özendirecek bir ortam yaratmak,
1.2.6.4.2. Çalışanların Etik Kitabı hakkında bilgili olmasını sağlamak,
1.2.6.4.3. Çalışanların sorularını yanıtlamak ya da uygun kaynaklara yönlendirmek,
1.2.6.4.4. Söz ve eylemleri ile Etik kurallarına bağlılığını göstermek,
1.2.6.4.5. Etik kurallara aykırı durumları önlemek ve ortaya çıkarmak için dikkatli olmak,
1.2.6.4.6. Etik kurallara uyum konusundaki riskleri, uyumsuzlukları anında raporlamak ve düzeltici işlemler için uygun önlemleri almak,
1.2.6.4.7. Çalışanların raporlarını anında, gizliliğe uyarak işleme koymakla yükümlüdürler.
1.2.6.5. Tüm çalışanlarımız etik dışı olabilecek durumlarla ilgili her zaman yöneticisine danışabilir. Yöneticiye danışmanın uygun olmayabileceğini düşündüğü durumlarda bir üst kademe yöneticisine, ya da Etik Kurulu’nun belirleyip duyurduğu bir üyesine iletebilir.
1.2.6.6. Çalışanlar raporlama sırasında kimliklerini gizli tutabilirler (Bununla birlikte soruşturma aşamasında çalışanlara ulaşılabilmenin yararları çalışanlarca bilinmelidir). Çalışanlar aykırılık ya da etik bir endişeyi rapor ettiklerinde isimlerini bildirmişlerse bu bilgiler gizlilik ilkelerine göre (sadece gerektiğinde açıklanır).
1.2.6.7. Raporlama ve soruşturmalara destek sağlama sonucunda hiçbir bireye -aykırılık doğru çıkmazsa bile- misilleme yapılmasına izin verilmez.
1.3.1. Erciyes Anadolu Holding A.Ş. çalışanlarının beraber çalıştığı iş arkadaşlarını cinsel, sosyal ve fiziksel konularla ilgili olarak taciz ve rahatsız etmesi kesinlikle kabul edilemez. Herhangi bir taciz ve rahatsız edilme durumuna mağdur olduğunu düşünen personel ve bu duruma gözlemci konumunda olan 3.şahıs personeller konuyu takip için ilgili yöneticilere aktarmakla yükümlüdürler.
1.3.2. Erciyes Anadolu Holding A.Ş.’de şiddet içerikli davranış ve/veya saldırgan tutum ve/veya tehditkâr konuşma ve davranış biçimleri kesinlikle kabul edilemez. Ofis içerisine silah, kesici alet, çakı ve çeşitli tehlikeli saldırı araçları girişine izin verilemez. Bu kapsamda oluşabilecek tüm ihtimaller en ciddi şekilde araştırılır ve takip edilir. Şiddet içerikli davranışlarda personelin haksız olarak değerlendirilmesi için söz konusu olayın ya başlamasından ya da devam ettirilmesi ve cevap verilmesinden sorumlu olması yeterli ve geçerli sebeptir. Şiddet içerikli bir davranışa mağdur olduğunu düşündüğü personel ve bu duruma gözlemci konumunda olan 3.şahıs personeller konuyu takip için ilgili yöneticilere aktarmakla yükümlüdürler. Personelin kendisine ve beraber çalıştığı iş arkadaşlarına iş ortamının gerektirdiği nezaketi ve saygıyı her zaman ve her koşulda göstermesi beklenmektedir.
1.3.3. Erciyes Anadolu Holding A.Ş. ofislerinde çalışanlarımızın cinsel / duygusal / tensel temas ve hareketlerde bulunulmasına izin verilmemektedir. Bu duruma gözlemci konumunda olan 3. şahıs personeller konuyu takip için ilgili yöneticilere derhal aktarmakla yükümlüdürler.
1.3.4. Erciyes Anadolu Holding A.Ş. ofislerinde uyuşturucu ve/veya uyarıcı ve/veya alkol kullanımı veya işyerine bu şekilde gelinmesi kesinlikle kabul edilemez. Ofis içerisine söz konusu maddelerin girişine izin verilemez. Personelin söz konusu maddelerin etkisi altında olduğu gözlemlendiğinde personelin işbaşı yapmasına izin verilemez ve gerekli ihtiyati tedbir uygulanır.
1.3.5. Erciyes Anadolu Holding A.Ş. ofislerinde ticari, politik, sosyal ve dini amaçlı tanıtım yapılmasına izin verilmemektedir. Bu tür tanıtımlara Erciyes Anadolu Holding A.Ş. kesinlikle alet edilemez. Personelin iş saatleri içerisinde ürün tanıtımı ve kampanyaları düzenlemesi, dernek ve kooperatif üyelik çalışmaları yapması, ticari satışta bulunması, reklam dağıtımlarını yapması, ofislerde kalıcı malzeme bulundurması ve benzer aktivitelerde yer alması kesinlikle kabul edilemez.
1.3.6. Erciyes Anadolu Holding A.Ş. adını kullanarak, herhangi bir siyasi, politik, ticari ve dini oluşumun içinde yer alınamaz. Şirket içinde ve dışında bu fikirleri yaymak ve benimsetmek üzere hareket edilemez. Bu konu ile ilgili Erciyes Anadolu Holding A.Ş. bünyesinde çalışanlardan aşağıdaki davranışlar beklenmektedir:
1.3.6.1. Eylem ve toplu gösterilerde yer alınmaması
1.3.6.2. Beyanatlarda bulunulmaması
1.3.6.3. Her ne sebeple olursa olsun şirket içerisinde bu tip izinsiz afişlerin asılmaması ve el ilanlarının dağıtılmaması
1.3.6.4. Eylem amaçlı gizli toplantılar düzenlenmemesi
1.3.6.5. Erciyes Anadolu Holding A.Ş adını kullanarak hiç bir ticari faaliyette bulunulmaması
1.3.6.6. Kişisel olarak yapılan hiç bir ticari alışverişte Erciyes Anadolu Holding A.Ş. adının kullanılarak, şirketin muhatap taraf olarak algılanmasına yol açılmaması ve kanuni olarak hiçbir yükümlülük taşımaması.
1.3.7. Erciyes Anadolu Holding A.Ş. çalışanlarının şirket içi veya dışında hırsızlık, emniyeti suiistimal, sahtecilik, dolandırıcılık, yalan yere şahitlik, iftira, rüşvet, zimmet suçlarını (yüz kızartıcı suçlar) işlemesi kabul edilemez.
1.3.8. Erciyes Anadolu Holding A.Ş. çalışanlarının ortak alanların kullanımında, bu alanların kullanımını engelleyecek veya zarar verebilecek davranışlarda bulunması kabul edilemez.
1.3.9. Erciyes Anadolu Holding A.Ş. ofisleri içerisinde sigara kullanımı için özel bölgeler ayrılmış bulunmaktadır. Tuvaletlerde, koridorlarda, ofis ve sistem odalarında sigara kullanımı kesinlikle kabul edilemez.
1.3.10. Erciyes Anadolu Holding A.Ş. tarafından telefon / faks / elektronik posta hizmetleri, çalışanlara iş sorumluluklarını yerine getirebilmesi amacıyla sağlamaktadır. Çalışanlarımız söz konusu araçları kişisel amaçlı kullanımı sırasında gereken hassasiyeti göstermeli ve kişisel amaçlı kullanımı mümkün olan en aza indirgemeye çalışmalıdır.
1.3.11. Çalışanlarımız, şirket tarafından sağlanan olanakları çiğneyerek haksız kullanım veya diğer kişilerin kullanım haklarını engelleyemezler. Bu durumlara örnekler: Ortak kullanımda olan çay, kahve, şeker, tuvalet kağıdı gibi maddelerin şirket dışına çıkarılması, Şirket girişi sağlanarak 3. şahıslara şirket olanaklarının kullanımının sağlanması.
1.3.12. Personelin Erciyes Anadolu Holding A.Ş.’nin saygınlığını, toplumdaki imajını sarsıcı tarzda borçlanması, astlarından borç alması kesinlikle kabul edilemez.
1.4.1. Çalışanlar telefon sistemimizi şirket politikalarına ve kanunlara uygun olarak kullanmakla sorumludurlar, aksi gerçekleşen kullanımlar kesinlikle kabul edilemez.
1.4.2. Çalışanlarımız, görev tanımında belirlenen sorumlulukları asgari hataya sebep verecek şekilde yerine getirmekle yükümlüdür.
1.4.3. Çalışanlarımız gerektiğinde kendileri için planlanan ve duyurulan çalışma saatlerini takip etmek ve uymak ile sorumludur. Konu ile ilgili aşağıda belirtilen durumlar şirketin planlama süreçlerini olumsuz olarak etkileyeceği için kabul edilmemektedir:
1.4.3.1. Çalışma saatlerinde mesaiye mazeretsiz gelmemek, geç gelmek
1.4.3.2. Yöneticinin ve İK’nın onayı olmadan çalışma saatlerini değiştirmek.
1.4.4. Çalışanlarımız, kendilerine verilen görevi yerine getirmekle yükümlüdür. Haklı bir nedene dayanmaksızın ya da kasten yerine getirmemek kesinlikle kabul edilemez. Görevin gerçekleştirilemeyeceği durumlarda görevi veren kişi, sebebi ile bilgilendirilmelidir.
1.4.5. Erciyes Anadolu Holding A.Ş. çalışanlarının kendileri için planlanan eğitimlere katılımları herhangi bir zaruri durum olmadığı takdirde zorunludur. Çalışanlarımız yapılan çağrılara istinaden eğitimlere zamanında katılmak zorundadır. Eğitime katılamama durumunda eğitimden en az bir hafta önce mazeretin yazılı olarak yapılması, Mucbir sebeplerle katılamama durumunda eğitimden 1 saat öncesinde geçerli mazeretin sözlü bildirimi ve takip eden 24 saat içerisinde geçerli mazeretin yazılı olarak yapılması gerekmektedir. Aksi takdirde cezai yaptırımı bulunmaktadır. Geç kalınması durumunda ise, eğitim saatinden yarım saat öncesinde mazeret bir üst yöneticisine telefon yolu ile bildirilmelidir, aksi takdirde cezai yaptırımı bulunmaktadır.
1.4.6. Şirket içerisinde yapılan uygulama ihlalleri hakkında bilgi sahibi olan ikinci/üçüncü kişiler bu ihlalleri üst yöneticisine ve/veya ilgili bölüme bildirmekle yükümlüdür. Yönetici bu durumu Geliştirme ve Düzenleme Kurulu’na raporlamaktan sorumludur.
1.4.7. Erciyes Anadolu Holding A.Ş. ’de tam zamanlı ve sözleşmeli olarak istihdam edilen personel, sosyal amaçlı yardım kuruluşları ve dernekler hariç, her türlü şirket veya ticari işletmelerde, izin süreleri de dahil olmak üzere, yan işlerde ücretli olarak çalışamazlar. Danışmanlık veya benzeri, kendilerine ücret ödenmesini gerektirecek pozisyonlar söz konusu olduğunda İnsan Kaynakları’nın onayı alınmalıdır. Erciyes Anadolu Holding A.Ş. kısmi-zamanlı sözleşmeli olarak istihdam edilen personel şirket rakiplerinde ve aynı iş kolunda ücretli olarak çalışamazlar.
1.4.8. Çalışanlarımız, görevlerini yerine getirirken hazırladıkları resmi evraklar üzerinde tahrifat yapamazlar. Resmi evrakların hazırlanmasında ilgili makamın belirttiği zaman ve diğer kısıtlara uymakla yükümlüdür.
1.4.9. Çalışanlarımız iletişimde doğru bilgileri vermekle yükümlüdür, bilgilerin yanlış, yanıltıcı ve abartılı olarak aktarılması, doğru mesajın aktarılmasını engelleyeceği için kabul edilemez.
1.4.10. Belirlenen ve önceden bildirilen şirket içi/dışı tüm toplantılara katılım ve toplantı kurallarına uyumla tüm çalışanlarımız yükümlüdür. Toplantıya katılamama durumunda toplantı başlamadan önce mazeret bildirimi yapılmalıdır. Erciyes Anadolu Holding A.Ş. çalışanları iş amaçlı yapılan toplantılara zamanında gelmek ve planlanan zamanda ayrılmakla sorumludur. Toplantıyı düzenleyen çalışanların gündemi önceden belirlemesi ve toplantı sonunda görüşülen konular ve alınan kararlar hakkında tutanak yazması ve yayınlaması beklenmektedir. (Bkz Toplantı Yönetmeliği)
1.4.11. İşe alma ve yerleştirme politikası:
1.4.11.1. Erciyes Anadolu Holding A.Ş. bünyesinde aynı şirket ve/veya aynı bölüm içerisinde 1.Derece akraba (eş, kardeş, çocuk, anne, baba, kardeş, eşi) çalıştırılamaz.
1.4.11.2. Erciyes Anadolu Holding A.Ş. bünyesinde çalışırken kişilerin evlenmesi halinde eşlerden biri için bölüm ve/veya şirket değişikliği yapılır.
1.4.11.3. Erciyes Anadolu Holding A.Ş. çalışanları, şirketteki görevleri nedeniyle iş ilişkisinde bulundukları herhangi bir tedarikçi şirkete, akraba veya tanıdıklarının işe alınması için istekte bulunamaz. İstisnai durumlarda Yönetim Kurulu Kararı gereklidir.
1.4.12. Erciyes Anadolu Holding A.Ş. çalışanlarının ücret ve pozisyon dereceleri bilgileri özel olup, 3.kişiler ile paylaşılmaz.
1.4.13. Elektronik medya (teknolojik yazılım ve donanımlar) hiçbir şekilde aşağıdaki türde bilgi içeren, ahlaka, adaba aykırı siyasi, dini, etnik, felsefi ayrımcılık yapan veya bu konuda düşüncelerini yayan yayınların iletimi, erişilmesi, saklanması, basılması veya analog/dijital formatlara dönüştürülmesi amaçları için kullanılamaz:
1.4.13.1. Herhangi bir kişi ya da grubu hedef alan ayırımcı, ırkçı, küçük düşürücü yayınlar,
1.4.13.2. Cinsel ya da porno içerikli yayınlar,
1.4.13.3. Politik ya da ideolojik içerikli ya da Erciyes Anadolu Holding A.Ş.’nin herhangi bir politik veya ideolojik birlikteliğe girdiği izlenimini verebilecek yayınlar,
1.4.13.4. “Zincir mektup” (chain letter) olarak adlandırılan ve birden çok kişiye gönderilmesi teşvik edilen elektronik postalar,
1.4.13.5. Kanun dışı ve tehdit edici, kışkırtıcı, saldırgan her türlü yayın,
1.4.13.6. Şirket politikası ya da çıkarlarına ters ya da şirketin kamuoyu imajını zedeleyici her türlü ifade ve yayın,
1.4.13.7. Kişisel kar ya da kazanç sağlayan, elektronik kumar, bahis türü içerikler,
1.4.13.8. Rahatsız edici, genel ahlaka uygun olmayan ifadeler,
1.4.13.9. Gazetelere yorumlar, elektronik yorum / ankete katılım.
1.5.1. Erciyes Anadolu Holding A.Ş. çalışanlarının şirket içinde oluşturulmuş olan ve/veya oluşturulacak Bilgi Güvenliği ihlallerini, güvenlik açıklarını veya şüpheli her türlü durumun ilgili birim/kişilere bildirmeleri gerekir.
1.5.2. Erciyes Anadolu Holding A.Ş. çalışanları işe alım ve eleme esnasında, Erciyes Anadolu Holding A.Ş.’ye iletmiş oldukları her türlü bilgi ve belgenin doğru olmasından sorumludurlar.
1.5.3. Erciyes Anadolu Holding A.Ş., müşterilerine en iyi hizmeti verebilmek için elektronik ortamlarda iletişim ve bilgi alışverişi imkanlarını yüksek teknoloji ürünü yazılım ve donanım ile sağlamayı ve kullanmayı amaçlar. Erciyes Anadolu Holding A.Ş., bu imkanların ve ilgili kaynakların (örneğin bilgisayarlar, elektronik posta, telefon, faks, Internet erişimi vb.) çalışanları tarafından kullanılmasını teşvik etmektedir, ancak diğer bütün şirket kaynakları gibi sağlanan bu olanaklar suistimal edilmeyecek şekilde kişisel amaçlı değil, iş amaçlı ve söz konusu sistemlerin erişilebilirliği engellenmeyecek şekilde kullanılır.
1.5.4. Fiziksel güvenlik esaslar: Erciyes Anadolu Holding A.Ş. çalışanlarının kişisel ziyaretçileri ağırlamasına izin verilmemektedir. İstisnai ve zorunluluk içeren durumlarda ziyaretçileri gelen çalışan, Birim Yöneticisnin onayından sonra kişisel ziyaretçilerini sadece kafeteryada veya görüşme odalarında kabul edebilir. Erciyes Anadolu Holding A.Ş. çalışanları, kişisel ziyaretçilerinin ofise girmesine kesinlikle izin verilemez. İş yerinde ses ve görüntü kaydeden her türlü cihazın izinsiz kullanılması yasaktır. Bu konunun takibinden çalışanın kendisi sorumludur.
1.5.5. Erciyes Anadolu Holding A.Ş. çalışanları, bilgi işleme ve üretim ortamlarının (PC, Laptop, Server’lar vb. ve bulundukları ofisler) fiziksel/çevresel güvenliğini tehdit edecek her türlü davranıştan sakınırlar.
1.5.6. Erciyes Anadolu Holding A.Ş. çalışanlarının kullanımına sunulan her türlü ekipman (PC, kulaklık vb.) verilen talimatlara uygun ve hasarsız kullanılır.
1.6.1. Erciyes Anadolu Holding A.Ş. çalışanlarının hizmet esnasında eriştikleri tüm bilgiler (Mali bilgiler, müşteri bilgileri vb.) ve/veya belgeler gizlilik esasına haiz olup, 3. şahıslarla(Erciyes Anadolu Holding ve Bağlı Grup Şirketleri dışındaki şahıslara) paylaşılamaz. Personelin sadakat ilkelerine, sır saklama ilkelerine, rekabet yasağı ilkelerine aykırı davranması kabul edilemez.
1.6.2. Erciyes Anadolu Holding A.Ş. çalışanları kendilerine yetki verilmeden, şirketin hedefleri, politikaları, fiyat bilgileri gibi tüm bilgiler, 3. şahıslarla(Erciyes Anadolu Holding ve Bağlı Grup Şirketleri dışındaki şahıslara) paylaşamaz. Kamu ve Yerel kuruluşlar ile Finans kuruluşlarına yapılacak, Erciyes Anadolu Holding A.Ş..’nin mali ve idari tüm konuları hakkında açıklama yetkisi Genel Müdürlük ve sınırları çizilerek belirlenen kişiler tarafından yapılabilir. Çalışanlarımız, satış ve kâr tahminlerinde bulunmaz.
1.6.3. Çalışanlarımız işlerini yerine getirmek için kullandıkları ve eriştikleri her türlü bilgi ve/veya belgenin kaybolmaması ve buna ek olarak söz konusu bilgi ve/veya belgenin doğruluk veya bütünlüğünün bozulmaması için gereken özeni göstermelidirler. (Bkz. Gizlilik Sözleşmesi)
1.6.4. Gizlilik Sözleşmesi ile düzenlenen şart ve hükümler çalışanlarca onunur ve imzalanır. Aksinin oluştuğu durumlar açıkça yönetmelikte ifade edilmiştir.
1.7. ELEKTRONİK MEDYA KULLANIMI
1.7.1. Şirkete getirilen her türlü elektronik medyanın, sistemin bütünlüğü, gizliliği ve erişebilirliğinin olumsuz yönde etkilememesi amacıyla teknik kontrollerden geçerek kullanılması gerekmektedir.
1.7.2. Şirket dışına, iş amaçları dışında bilgi ve veri içeren hiçbir elektronik medya ve/veya basılı doküman çıkartılamaz. İş gereksinimleri nedeniyle, şirket dışına çıkartma ihtiyacı olması halinde mutlaka bir üst-yönetici onayı alınmalıdır, yönetici onayı söz konusu bilginin korunması için çalışan sorumluluğunu azaltmaz.
1.7.3. Erciyes Anadolu Holding A.Ş. tarafından çalışanlara verilmiş olan elektronik posta adresleri kişiye özel değil, Erciyes Anadolu Holding A.Ş.’nin kendi mülkiyetinde olup, çalışanların işlerini daha kolay ve verimli yapmalarını sağlayan bir araç niteliğindedir. Şirket çalışanları kendisine tahsis edilen elektronik posta adreslerini kişisel amaçlı yani özel yaşamı içinde kullanamazlar. Dolayısı ile gerektiği zaman Erciyes Anadolu Holding A.Ş. yönetimi tarafından bu elektronik posta adresleri (e-posta), msn ve şirket içi iletişimin sağlandığı mesajlaşma araçları kayıtları aracılığı ile iletilen postaların gözlemlenmesi ve incelenmesinde teknik ya da hukuksal bir engel yoktur. Şirket bu doğrultudaki bilgileri kaydeder ve saklar. Çalışanların elektronik posta adreslerini şirket politikalarına ve kanuna uygun olarak kullanmaları beklenmektedir.
1.7.4. Erciyes Anadolu Holding A.Ş. çalışanı tarafından bilgisayar ağları (e-mail, Internet, web tabanlı mail) üzerinden bir ya da birden fazla kişiye gönderilen mesajların kimden geldiği rahatlıkla belirlenebilir ve Erciyes Anadolu Holding A.Ş.’ye mal edilebilir. Servis sağlayıcılar ve Internet sitelerinin hemen hepsi kendileri üzerinden yapılan erişimi ölçmek için gerekli teknoloji ve araçlara sahiptirler ve büyük bir çoğunluğu hangi şirketten kimin hangi servisi ne kadar kullandığını belirleyebilirler. Bu yüzden çalışanlar tarafından yapılan bütün elektronik iletişimler bu ve diğer bütün şirket politikalarına uymalı ve şirkete özel ve gizli bilgiler açığa vurulmamalıdır.
1.7.5. Çalışanlar kendilerine verilen şifreleri yöneticileri dahil olmak üzere kimseyle paylaşmazlar. Başkalarına ait şifrelerle sistemlere erişim denemesi yapamazlar veya sistemlere erişemezler. Şifrelerin paylaşılması ve/veya kullanım için erişim suç olarak değerlendirilir. Hem şifreyi veren hem de kullanan için suç teşkil eder.
1.7.6. Çalışanlarımıza Erciyes Anadolu Holding A.Ş.’de çalıştıkları süre boyunca her türlü elektronik medya erişimi için verilen, kullanıcı adı ile ilk kullanım sonrasında kendilerinin belirleyip değiştirdikleri şifreler kendilerine özeldir. Kullanıcılara ait şifreler uygulamalar veya sistemler tarafından üretilmekte ve başkaları tarafından okunamayacak şekilde saklanmaktadır. Dolayısı ile kullanıcıya özel şifrelerin saklama ve bu şifreler üzerinden yapılan işlemlerin (uygulama, çalıştırma, internete erişim, e-posta iletme) sorumluluğu tamamen şifre sahibine aittir.
1.7.7. Erciyes Anadolu Holding A.Ş. bünyesindeki tüm sistemlere yazılım kurulumu sadece Bilgi İşlem Servisi tarafından gerçekleştirilir. Erciyes Anadolu Holding A.Ş.çalışanları müzik, film, resim vb dosyaların internet üzerinde paylaşılması ve dağıtılmasının sağlayan yazılımlar kuramaz ve kullanamaz.
1.8. KURUMU TEMSİL DAVRANIŞLARI STANDARTLARI
1.8.1. Standart kurum dokümanlarının kullanımı ve Şirket tanıtımı 3. parti kuruluş ve kişilere yönelik Erciyes Anadolu Holding A.Ş.’nin tanıtımlarında standart bilgilendirilmenin yapılması, yorum ve spekülasyonlara yol açacak konuşmalardan şirketin ve verdiği hizmetlerin aleyhine olabilecek doğrudan veya dolaylı ifadelerin kullanılmaması gereklidir.
1.8.2. Kurum imajını zedeleyecek tutum ve davranışlardan kaçınmaya özen gösterilmesi, Erciyes Anadolu Holding A.Ş.’nin temsil edildiği;
1.8.2.1. İşe alım mülakatları ve diğer görüşmelerinde,
1.8.2.2. Mevcut-potansiyel müşteriler ile toplantılar, telefon görüşmelerinde,
1.8.2.3. Oryantasyon sunumlarında,
1.8.2.4. Tedarikçiler ile ilişkilerde
1.8.2.5. Devlet daireleri ile ilişkilerde
1.8.2.6. Diğer resmi makamlar (çalışma müfettişleri, vergi denetimcileri, avukat, hakim, bilirkişiler vb.) ile iletişim sürecinde;
1.8.2.7. Verilen randevu ve zamanlamalara sadık kalınması
1.8.2.8. Aşırı samimi davranışlarda bulunulmaması, görgü kurallarına uyulması belli bir mesafenin korunmasına özen gösterilmesi
1.8.2.9. Kıyafet tarzına özen gösterilmesi
1.8.3. Şirketin temsil edildiği durumlarda ve toplu olarak sosyal etkinliklerde bulunulan durumlarda olay çıkarılmaması ve taşkınlıkta bulunulmaması gerekmektedir.
1.8.4. Erciyes Anadolu Holding A.Ş. logosunun kullanımı: Erciyes Anadolu Holding A.Ş..’nin logosunun yer alacağı her türlü mecra seçiminde ve dokümanın yayınlanmasında Pazarlama ve Reklam Koordinatörlüğü ile görüşülmesi ve izin alınması, her türlü baskılı doküman ve tanıtım malzemelerinde standardizasyonun sağlanması amacı ile Pazarlama ve Reklam Koordinatörlüğüile birlikte çalışılması
1.8.5. Şirket bünyesinde veya dışarıda yayımlanması planlanan her türlü tanıtım dokümanında (e-bülten, broşür, vb) Pazarlama ve Reklam Koordinatörlüğü ile irtibata geçilmesi.
1.8.6. Yazılı/ Görsel/ İşitsel/ Basın İlişkileri – Basın ile İzinsiz Görüşme: Yazılı, Görsel, İşitsel, Basın ile ilişkiler Genel Müdürlükçe sınırları çizilerek belirlenen kişiler tarafından yürütülür. Her türlü Kamu ve Yerel kuruluşlar ile Finans kuruluşlarına, yerel konular veya kurumsal konuların yerel yansımaları ve 3. şahıslara açıklama yapmak da yine aynı şekilde ele alınır.
1.8.7. Medya'dan Gelen Talepler: Medyadan gelen her türlü talep öncelikle doğru bir biçimde kaydedilmeli (arayan kişinin adı, bağlı olduğu yayın kuruluşu, telefon numarası, konu vb.) ve ivedilikle Pazarlama ve Reklam Koordinatörlüğüne aktarılmalıdır. Televizyon, radyo, gazete, dergi, yerel/ulusal ve ticari medya ve internet siteleri dahil her türlü medya kuruluşundan gelen röportaj talepleri ve sorular aynı yöntemle Pazarlama ve Reklam Koordinatörlüğüne bildirilmelidir. Pazarlama ve Reklam Koordinatörlüğü, şirket onayı doğrultusunda Erciyes Anadolu Holding A.Ş.adına yanıt vermeli ya da yanıtı vermek üzere Erciyes Anadolu Holding A.Ş.'den uygun kişinin belirlenmesine yardımcı olmalıdır.
1.9. TEDARİKÇİ VE MÜŞTERİLERLE OLAN İLİŞKİLER
1.9.1. Çalışanlarımız kurumdaki görev ve yetkilerini hiç bir şekilde kişisel ve özel çıkar sağlamak üzere kendilerinin, ailelerinin veya 3. şahısların yararına kullanamazlar; işi gereği sahip olduğu bilgilerden yarar sağlayacak kişi veya organizasyonlar ile yakın ilişki içine girmeleri yasaktır. Erciyes Anadolu Holding A.Ş. çalışanları şirket operasyonlarından şahsi yarar sağlayamaz, şirket mülk ve bilgilerini ve pozisyonlarını kendi çıkarları için kullanamaz, şirket ile rekabete giremez. Erciyes Anadolu Holding A.Ş. çalışanları ve akrabaları şirketin doğrudan iş ilişkisi bulunduğu bir tedarikçinin veya herhangi bir rakibinin sahibi veya kar ortağı olamaz. Satın alma ile ilgili sorumluluğu olan hiçbir çalışan bireysel olarak ilgili sektörde ticari ilişki kuramaz.
1.9.2. Uygunsuz Ödeme ve Hediyeler: Çalışanlarımız Kurum ile iş yapan 3. şahıslardan hiçbir şekilde kişisel bir ödeme veya hediye talep edemez.
1.9.3. Kabul edilebilir Hediye: Dürüstlük ve iyi niyet anlayışı çerçevesinde kalmak kaydıyla bir takım hediyelerin kabulü ancak aşağıdaki kurallar çerçevesinde söz konusu olabilir;
1.9.3.1. Çalışanlarımız hiç bir şekilde ve miktarda parasal ödeme kabul edemez, paraya çevrilebilen (hediye çeki, hazine bonosu, hisse senetleri gibi) araçlar da buna dahildir.
1.9.3.2. Parasal ödeme şeklinde olmayan hediyelerin değeri 100 TL’yi aşmamak ve kurumu ilgilendiren hiç bir anlaşmayla bağlantılı olmak ve çalışanlarımızı bu konularda etkilemek için verilmediği açık olmak kaydıyla kabul edilir sayılmaktadır.
1.9.3.3. Çalışanlarımız müşterilerin veya müşterisi olduğumuz kurumların kabul edilebilir sınırlar içinde kalmak kaydıyla geleneksel olarak düzenlediği ticari amaç içermeyen aktivitelere katılabilir.
1.9.3.4. İş ile ilgili konuların tartışıldığı ve gözden geçirildiği toplantılar sırasında yenen yemeklerin veya yapılabilecek diğer harcamaların müşteriler veya müşterisi olduğumuz kurumlar tarafından ödenmesine izin verilebilir.
1.9.3.5. Belirtilen limitleri aşan hediyeler için Geliştirme ve Düzenleme Kurulu ile temasa geçilmelidir.
1.9.4. Müşterilere verilecek Hediyeler: Müşterilere verilecek hediyelerin taraflar arasında bir çıkar çatışması yaratmayacağından emin olunmalıdır. Bu doğrultuda verilecek hediyeler ile ilgili kurallar aşağıda belirlenmiştir;
1.9.4.1. Hiç bir şekilde ve miktarda parasal ödeme yapılamaz
1.9.4.2. Verilen hediyelerin kurumun içinde yer aldığı herhangi bir iş veya anlaşmayla ilgili karşı tarafı etkilemek amacını taşımaması gerekmektedir.
1.9.5. Devlet Yetkililerine verilecek Hediyeler: Herhangi bir devlet yetkilisine hediye verilmek istendiğinde, Üst Yönetime başvurulmalıdır. Yetkililerin onayı alınmadan devlet yetkililerine hediye verilemez.
1.9.6. Kurumsal Ödemeler ve Siyasi İçerikli bağışlar: Kurumun faaliyetlerinin devamı ile ilgili veya kurum veya kurum yararına olabilecek herhangi bir kararın etkilenmesi amacıyla hiç bir şekilde hiç bir devlet yetkilisine, siyasi parti adaylarına kurumsal bir ödeme yapılamaz.
1.9.7. Borçlanma İle ilgili düzenlemeler: Kurum çalışanları yalnız kanuni olarak yetki verilen kurum ve kuruluşlara borçlanabilirler.